Bookacamp News

Latest & Greatest Updates 16.07.2025

✨ Wissenswertes

• Zuordnen, ob Zusatzleistungen und Aktivitäten nur für Gruppen verfügbar sein sollen

  Bei einer Vielzahl von Zusatzleistungen und Aktivitäten kann es schwierig sein, die Übersicht zu behalten, ob diese nur für individuell buchbare Angebote oder nur für Gruppenangebote oder für beides zur Verfügung stehen sollen. Daher kann nun bei der Anlage festgelegt werden, für welches Modul die Leistungen gelten sollen:

  • Egal (in allen Addons verfügbar)
  • Booking system
  • Group Suite

• Übersicht über E-Mails in der Warteschlange

  Beim Versand einer großen Anzahl von E-Mails aus Bookacamp heraus, werden die Mails in Paketen zeitversetzt versendet. Häufig war es dann schwierig zu ersehen, welche Mails bereits versendet wurden, und welche noch im Zwischenspeicher auf den Versand warten. Befinden sich E-Mails in der Warteschlange, erscheint auf dem Dashboard ein Hinweis. Mit Klicken auf die Kachel kann man eine Liste öffnen.

• Eigene E-Mail-Vorlagen archivieren

  Über die Zeit können sich eine große Anzahl von eigene E-Mail-Vorlagen ansammeln. Das erschwert die gewollte Vorlage zu finden und auszuwählen. Daher können eigene E-Mail-Vorlagen jetzt mit dem orangefarbenen Button archiviert werden.

  Beim Saisonwechseln abgesagte Durchgänge als aktive Durchgänge kopieren

  Früher wurden bei der Anwendung der Saisonwechselfunktion der Status abgesagt mitkopiert. Das haben wir korrigiert, sodass dieses Angebote normal verfügbar sind.

• Neuer Platzhalter für Zertifikate / Bescheinigungen

  Für die bei den Durchgängen hinterlegbaren Vorlagen für die Teilnahmezertifikate/ -bescheinigungen steht jetzt der Platzhalter für die Darstellung der Buchungsnummer ${booking-code} zur Verfügung.

• Ausweisung der Bankverbindung auf Rechnungen optional

  Über die Account-Einstellungen im linken oberen Bereich Konto > Rechnungen findest du den Button Bankdaten verbergen. Das blendet die Bankdaten auf der Rechnungs-PDF aus. Die kann sehr hilfreich sein, wenn deine Kunden ausschließlich über einen Zahlungsdienstleister (bspw. Stripe) bezahlen sollen.

• Rechnungsnummern von Stornorechnungen passen sich in den Rechnungsnummernkreis ein

  Bisher wurde bei Stornierung einer Rechnung das Rechnungs-Pdf dieser Rechnung geändert, indem der ursprüngliche Rechnungsbetrag als negativ ausgewiesen und ein Wasserzeichen storniert eingefügt wurde. Zudem wurde die Rechnungsnummer dahingehend verändert, dass ein /c angefügt wurden. Von nun an bleibt die ursprüngliche Rechnungs-Pdf, abgesehen vom Wasserzeichen storniert und die Rechnungsnummer unverändert. Dafür wird eine eigenständige Stornorechnung erzeugt, welche sich in ihrer Nummer in den Rechnungsnummernkreis einfügt und zu schnelleren Erkennung den Zusatz /c erhält.

• Stornofristen laut Belegungsvertrag beim Objekt hinterlegen

  Unterbringungen gewähren meist die kostenfreie Rückgabe von vertraglich vereinbarten Belegungsplätzen innerhalb einer bestimmten Frist bis zum Belegungsbeginn.
  In Bookacamp kann man beim jeweiligen Standort diese Frist im Bereich Stornierungsfrist (optional) als Tage bis zum Start des Angebots hinterlegen. Bei Abweichungen der Fristen vom Standardbelegungsvertrag mit dem Objekt kann im Durchgang selber im Expert*innen-Modus unter Fristen eine abweichende Frist hinterlegt werden.
  Auf dem Dashboard rechts erscheint eine Liste, die anzeigt, in wie vielen Tagen die Frist abläuft.

• Neue Fragetypen für freie Fragen

  Für die freien Fragen stehen zwei neue Typen der Frage zur Verfügung:

  • Entscheidung (Ja + Erklärung / Nein): Wenn mit Ja geantwortet wird, erscheint ein Freitextfeld für Erläuterungen und Hinweise
  • Entscheidung (Ja / Nein + Erklärung): Wird mit Nein geantwortet, erscheint ein Freitextfeld für Erläuterungen und Hinweisen

• Belegungsmeldung (Hostliste) an die Objekte automatischen an zwei unterschiedlichen Terminen versenden

  Viele Objekte wünschen mit einem gewissen Zeitvorlauf vor Start des jeweiligen Angebots bestimmte Informationen zur anstehenden Belegung, bspw. Gruppengröße, Nahrungsmittelbesonderheiten, Anzahl der Teamer*innen. Häufig wünschen sich die Objekte daneben noch eine abschließende Meldung kurz vor Beginn.
  In den Account-Einstellungen im Abschnitt Automatisierung > Buchungssystem können bei E-Mail Herbergszusammenfassung dafür der automatische Versand zweier Mails in Abhängigkeit vom Startdatum des Angebots aktiviert werden. Für die erste automatische Belegungsmeldung steht die bereits bekannte Mailvorlage system-location-info zur Verfügung. Für die abschließende Meldung gibt es die neue Mailvorlage system-location-info-final. Selbstredend können beide E-Mail-Vorlagen wie gewohnt individuell angepasst werden.

• Hinweis in der Buchung, dass eine Beschwerde vorliegt

  Egal wie viel Arbeit & Engagement investiert wird, leider bleiben Beschwerden von Kunden nicht aus. Damit Buchungen, zu denen eine Kundenbeschwerde vorliegt, in der Buchungsübersicht schnell heraus filterbar sind, steht nun das Buchungslabel complaint zur Verfügung. Zudem erscheint bei Buchungen mit diesem Label auf der Buchungsdetailseite ein orangefarben umrahmtes Hinweisfeld mit der Überschrift Beschwerde. Möchtest du eine Buchung entsprechend kennzeichnen, öffnest du die Buchungsdetailseite zum Bearbeiten und fügst das Label hinzu.

• Transfer-Fragebogen kann automatisch verschickt werden

  Analog zum Teilnehmer*innen-Fragebogen ist es jetzt auch möglich, automatisch x-Tage vor dem Start eine Mail mit dem Link zum Transfer-Fragebogen zu versenden. In den Account-Einstellungen im Abschnitt Automatisierung > Buchungssystem > E-Mail Transfer-Fragebogen werden die Einstellungen getätigt.

• Bearbeitung des erhaltenen Transfer-Fragebogens

  Seit Neustem ist es möglich den Transfer-Fragebogen im Backoffice zu ändern.
  Auf der Buchungsdetailseite unten findest du dafür im Abschnitt Transfer-Fragebogen den neuen Button Fragebogen anpassen.

🛒 Shop

• Ausweisung der Shopverkäufe in der Mail für das tägliche Briefing

  Möchtest du in Zukunft in deiner täglichen Briefing-E-Mail auch darüber informiert werden, wie viele Shopverkäufe am Vortag erfolgt sind? Dann suche dir über Einstellungen > E-Mail-Vorlagen die Mailvorlage system-briefing-daily-? heraus und füge die neuen Platzhalter in der Mailvorlage ein:

  • (|summary-shop-purchase-count|) für die Anzahl der Käufe
  • (|summary-shop-purchase-revenue|) für die Umsatzsumme der neuen Shopverkäufe

• Mehrere Verkaufsseiten für verschiedene Produkte

  Bietet man verschiedene Arten von Produkten im Shop an und möchte diese auf unterschiedlichen Verkaufsseiten bspw. auf der Website einbinden, ist dies nun möglich. Dafür vergibt man bei allen Produkten, welche auf einer Seite dargestellt werden sollen, das gleiche Label ein. Anschließend hängt man an die URL der Shopseite das entsprechende Label mit einem davorstehenden / ohne Leerzeichen an. Voilà!

• Abweichende Rechnungsanschrift für Shopkäufe

  Eure Shopkunden haben jetzt die Möglichkeit, beim Shopeinkauf neben der Lieferanschrift rechts daneben eine davon abweichende Rechnungsanschrift anzugeben. In der Grundeinstellung weist das Häkchen darauf hin, dass die Rechnungsanschrift Gleiche Adresse der Anschrift ist. Nimmt euer Kunde das Häkchen raus, erscheinen die Eingabefelder für die abweichende Rechnungsanschrift inklusive eines Feldes für die Firma.

😎 Teamer-Addon

• Neue Auswahl für Saisonstatus der Teamer*innen

  Für Teamer*innen, welche aus verschiedenen Gründen für zeitweilig für die Einteilung in Angebote nicht zur Verfügung stehen, gibt es nun den zusätzlichen Saisonstatus pausiert.

• Verlinkungen zu der Teamerdetailseite

  Im Teamer-Modul im Bereich Teamübersicht und Einsätze und hier in der Einsatzplanungsseite des jeweiligen Durchgangs / Event gelangt man mit Klick auf den Namen der jeweiligen Teamer*in auf deren / dessen Detailseite.

• Teamer*innen-Einteilung: zu planende Durchgänge nach Kalenderwochen filtern

  Auf der Seite für die Einsatzplanung Teamer*innen können neuerdings die aufgeführten Durchgänge über eine weitere Filter-Dropdown oben auf der Seite nach den Kalenderwochen der jeweiligen Jahre gefiltert werden.

𖨆𖨆𖨆𖨆 Group Suite

• Für Gruppenreservierungen können Angebotsschreiben erstellt werden

  Eine Gruppe hat eines der Angebote über eine Reservierung angefragt und du möchtest nun ein entsprechendes Angebot zukommen lassen. In der Group Suite unter Übersichten und dann im Bereich Gruppen rufst du dir die Gruppendetailansicht der betreffenden Gruppe auf. Oben rechts findest du zwei Buttons: einen für das Erstellen einer Angebotsbestätigung und einen zum Erstellen einer Buchungsbestätigung. Beide Dokumente beinhalten eine tabellarische Aufstellung der angefragten oder bestätigten Plätze und aller anderen Leistungen.

Autor: Mathias Methner

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Latest & Greatest Updates Sommer Edition 15.10.2024

✨ Wissenswertes

• Durchgang absagen mit eigener E-Mail-Vorlage

  Solltest du einen Durchgang absagen müssen, zum Beispiel wegen zu geringer Teilnahmezahlen, gibt es die E-Mail-Vorlage (|booking-session-cancellation|). Damit kann diese Vorlage einen anderen Inhalt haben, als die bisherige E-Mail zur Stornierung einer Buchung.

• Geschlechtsabhängige Warteliste

  Bisher war die Buchung einer Warteliste nur möglich, wenn alle Plätze eines Angebots bereits gebucht waren. Mittlerweile reagiert das System feinfühliger und man kann sich auch dann auf die Warteliste setzen, wenn noch ein regulärer Platz für ein anderes Geschlecht buchbar ist.

• Automatisierte Whatsapp-Kommunikation mit Chatlyn

  Chatlyn ist ein Tool zur Marketingautomatisierung. Die Übertragung der Kontakte zu Chatlyn war Schritt eins. Seit einiger Zeit ist es nun auch möglich, dass Bookacamp einen Trigger an Chatlyn sendet, sodass aus Chatlyn heraus automatisierte Whatsapp-Kommunikationsabläufe starten. Das geschieht nach der Buchungsbestätigung und dann, wenn Kund*innen eingecheckt werden, zum Beispiel um den Eltern Bescheid zu geben, dass das Kind wohlbehalten vor Ort ist.

• Sammelversand an Gruppen-Anmelder*innen

  Über den Durchgang ist es möglich eine Sammel-E-Mail nur an die Anmelder*innen von Gruppen zu senden. Dort werden im Unterschied zum normalen E-Mail-Sammelversand die E-Mail-Vorlagen von Gruppen unterstützt.

• Nationalität in Demografie-Übersicht

  In der für jeden Durchgang abrufbaren Demografie-Übersicht werden nun auch die Nationalitäten aufgeführt.

• Anzeige der Camp-Leitung auf Buchungsdetailseite

  Sofern im Teamer-Addon eine Position als Führungsposition definiert ist, ermittelt das System beim Öffnen der Buchung die Camp-Leitung und zeigt sie an. Während und nach der Saison ist das nützlich, falls sich Eltern melden und man die Ansprechperson vor Ort direkt sehen will.

😎 Teamer-Addon

• Freie Fragen im Master Export

  Der Master-Export ist eine Excel-Liste mit sehr vielen Daten aus der Datenbank, die zur Weiterverarbeitung, Analyse oder Datensicherung exportiert werden können. Darin enthalten sind seit einigen Wochen auch die Fragen und Antworten der Freien Fragen, die bei der Bewerbung oder im Fragenbogen gestellt werden können.

• Ampelsystem in Einsatzplanung

  In der Einsatzplanung für das Betreuungspersonal hatten wir schon immer eine Farbnomenklatur. Diese haben wir angepasst, kontrastreichere Farben benutzt und durch eine Legende ergänzt.

• Profillogin an Zusage knüpfen

  In den Account-Einstellungen kannst du aktivieren, dass mit einer Zusage für einen Einsatz automatisch die Einladung für das Profillogin erfolgt. Vorher wird geprüft, ob das Login schon vorhanden ist.

• Vordefinierte Rollen im Profillogin

  Das Login für das Personal hat mittlerweile recht viele unterschiedliche Zugriffsrechte. Wende dich gern an unseren Support, wenn wir die Rechte zu Rollen zusammenfügen sollen und du somit nur ein Knopf drücken musst, um alle Rechte der Rolle zu vergeben.

• E-Mail für Notiz vom Betreuungspersonal bekommen

  Wenn im Profillogin eine Notiz für eine Buchung hinterlegt wird, kannst du dir in deinen persönlichen Einstellungen eine Notification per E-Mail aktivieren.

• Sammel-Aktionen zum Saisonwechsel

  Falls aktuell der Wechsel auf die neue Bewerbungsphase für 2025 ansteht, ist Folgendes interessant für dich: Im Saisonwechsel-Feature kann man nun gesammelt für viele Betreuerprofile Aktionen ausführen. Mit dabei ist das Löschen und archivieren der Profile, aber auch das Zurücksetzen auf den Profilstatus bestätigt.

𖨆𖨆𖨆𖨆 Group Suite

• Leistungen pro Gruppe

  Bei Gruppenangeboten kann es sein, dass man ein Angebot nicht pro Person, sondern nur für die ganze Gruppe macht, zum Beispiel, weil die Buchungs eines Busses einen Gesamtpreis hat. Bei der Eingabe der Transfers / Zusatzleistungen und Aktivitäten kann man wählen, ob es sich um einen Preis pro Person oder Gesamtpreis der Gruppe handelt. Dieses Feature ist recht neu und wird deswegen auf Anfrage freigeschaltet.

• Zeiträume ganzer Zimmerkategorien sperren

  Bisher konnten man bereits einzelne Räume für einen bestimmten Zeitraum blockieren. Diese Funktion haben wir erweitert, sodass nun auch ganze Zimmerkategorien gesperrt werden können. Nützlich ist das zum Beispiel im Winter, wo die Unterbringung in Zelten eher ungünstig sein kann. Auf diese Weise muss man nicht alle einzelnen Räume anklicken.

• Reservierung Auf Anfrage

  Stellt das System fest, dass für einen Zeitraum und Gruppengröße nicht genug Platz ist, zeigt es normalerweise den Zeitraum als nicht buchbar an. Will man den Kontakt trotzdem haben, kann man in den Account-Einstellungen aktivieren, dass die Zeiträume auf Anfrage buchbar sind.

• Eingrenzung des Wochentags

  Bei der Eingabe jedes Programmangebots kann entschieden werden, ob der Start des Angebots nur für einen bestimmten Wochentag möglich ist. So kann man machen, dass Klassenfahrten zum Beispiel immer montags starten.

• Rechnungspositionen type and suggest

  Die Rechnungen für Gruppen können als Entwurfsrechnungen gespeichert werden. So kann man, während das Angebot läuft, Änderungen vornehmen und Leistungen hinzufügen / entfernen, ohne eine neue Rechnung zu erstellen und die alte zu stornieren. Beim Hinzufügen schlägt das System bereits vorhandenen Pakete vor, die man dann direkt auswählen kann. Damit wird der Preis sofort eingefügt.

• Platzhalter für Zahlungsinformationen

  Die E-Mail-Vorlagen für Gruppen wurden erweitert, sodass mit neuen Platzhalter Informationen über die Höhe der Rechnung, Anzahlungsbeträge und Restzahlungsbeträge eingefügt werden können.

• Gültigkeitszeiträume für Programmangebote

  Bei der Eingabe von direkt buchbaren Programmangeboten ist der Kalender einschränkbar, sodass zum Beispiel Winterangebote nicht im Sommer auftauchen.

• Automatisierte Erstellung der Angebotsdokumente

  Für eine Reservierungs- oder Buchungsbestätigung ist das System neuerdings in der Lage, die briefähnlichen Dokumente zum Drucken oder Verschicken per E-Mail zu erstellen. Die Texte der Vorlagen können in den Account-Einstellungen hinterlegt und bearbeitet werden.

🏢 Versicherung

• Gültige Versicherung bei Stornierung der Buchung

  Wenn der Veranstalter ein Angebot absagt und die Buchung eine aktive Versicherung hat, würde die Versicherung trotzdem auf der Stornorechnung erscheinen. Weil die Absage vom Veranstalter kommt, haben wir gemacht, dass man die Versicherung entfernen kann, sodass die Buchung auf null Euro storniert werden kann.

Autor: Mathias Methner

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Ticket Checkin mit QR-Code 13.05.2024

Willst du bei deinen Angeboten & Veranstaltungen zu Beginn prüfen, wer tatsächlich gekommen ist und somit teilnimmt und ob die Teilnehmer*innen auch bezahlt haben, hast aber die Zettelwirtschaft mit abstreichen, ankreuzen, suchen satt?

Bookacamp bietet dir hierfür eine digitale Lösung des Checkins via Ticket mit QR Code. Einfach Code mit jedem handelsüblichen Smartphone oder Tablet mit Kamera und Internet scannen, prüfen, ob nicht noch bezahlt werden muss, einchecken und Willkommen heißen. Wie das geht, möchten wir dir hier beschreiben.

Zunächst hast du die Möglichkeit, jedes Angebot so einzurichten, dass an der Kundenrechnung ein Ticket mit QR-Code angehangen wird. Dafür gehst du über das Buchungsmodul auf die Angebotsübersicht. Wähle hier das gewünschte Angebot aus und klicke auf den Angebotsscode, um in den Bearbeitungsmodus zu dem Angebot zu kommen. Im unteren Abschnitt, im Expert*innen-Modus findest du den Abschnitt Ticketing. Hier aktivierst du die Option Mit Ticket.

Nun wird an jede Kundenrechnung zu Buchungen dieses Angebots ein Ticket mit QR-Code angehangen.

Damit die Tickets mittels Smartphone / Tablet am Empfang auch gescannt werden können, musst du im zweiten Schritt einen oder mehrere Bookacamp Benutzer mit dem Typ Ticketbenutzer*in anlegen. Dafür gehst du oben rechts auf die Einstellungen und wählst den Bereich Benutzerkonten.

Auf der Seite Benutzerkonten klappst du den Abschnitt Backoffice Benutzerverwaltung durch Draufklicken auf und erstellst einen neuen Benutzer mittels des blauen Buttons „Benutzer*in“ anlegen.

Fülle alle Felder aus und wähle bei Typ in der Dropdown-Tabelle den Typ Ticketbenutzer*in. Vergiss nicht, den*die Benutzer*in zu aktivieren.

Nach dem Drücken des grünen Erstellen-Buttons wird eine E-Mail mit den Zugangsdaten an die bei dem*der Benutzer*in hinterlegten E-Mail-Adresse versendet. Du musst nicht zwingend jede Person, welche den Empfang bei einem deiner Angebote macht, als Ticketbenutzer*in anlegen. Du solltest aber so viele Ticketbenutzer*innen angelegt haben, wie Personen parallel den Empfang und somit den Checkin vornehmen.

Vor Beginn des jeweiligen mit einem Ticket ausgestatteten Angebotes müssen sich nun die Begrüßenden / Eincheckenden mit ihrem Gerät über den Browser bei Bookacamp mit den Zugangsdaten des*der Ticketbenutzer*in einloggen. Anschließend müssen sie die Kamera öffnen und können beginnen, die QR-Codes der Tickets zu scannen. Die Kamera fragt regelmäßig, mit welchem Browser der QR-Code geöffnet werden soll. Wichtig ist, den QR-Code, oder besser die dahinterliegende Website, mit dem Browser auf dem Smartphone oder Tablet zu öffnen, mit dem auch der Login bei Bookacamp vorher erfolgt ist. Im Browser öffnet sich dann eine Seite mit den wesentlichen Informationen zu dem Ticket.

Wurde noch nicht der vollständige Ticketpreis bezahlt, erfolgt eine Warnmeldung:

Ist das Ticket bezahlt und einem Checkin steht nichts im Wege, sieht diese Info so aus:

Lass dich nicht von der Warnmeldung Einlass noch nicht geöffnet irritieren. Das liegt an dem hinterlegten Termin des Demo-Angebots. Bei deiner Veranstaltung erfolgt diese Mitteilung nicht, sofern das Ticket am hinterlegten Starttag – und der Startuhrzeit eingescannt wird.

War der Checkin nach dem Drücken des grünen Ticket einchecken-Buttons erfolgreich, erfolgt eine Mitteilung auf derselben Seite:

Im Backoffice im Büro siehst du jederzeit, wer bereits ein- oder ausgecheckt ist. Das funktioniert entweder in der Vor Ort Ansicht oder direkt auf der Buchungsdetailseite des jeweiligen Tickets.

Wir hoffen, unsere Erklärungen waren verständlich. Vielleicht nutzt du unseren Checkin schon und hast Lust, uns deine Erfahrungen mit dem Ticketsystem von Bookacamp zu schreiben? Wir freuen uns auf dein Feedback!

Autor: Mathias Ralf Enderlein

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Latest & Greatest Updates Dezember Edition 15.12.2023

✨ Wissenswertes

• QR-Codes auf Printmedien

  Für jede Veranstaltung können die QR-Codes mit dem Link zur Buchung erzeugt werden. Die werden im Backoffice angezeigt und können dann als Bild gespeichert werden. Dazu öffnet man den Integrationsleitfaden der Durchgänge (das Ding mit Globus oben im Menü) und findet die Links für die QR-Codes für jede einzelne Veranstaltung. QR-Codes findet man immer mehr in Printmedien und Flyer und die eignen sich prima zur schnellen Navigation auf die Webseiten.

• Link zum Fragebogen in der Buchungseingangsbestätigung

  Wenn Menschen buchen, bekommen sie in aller Regel eine Buchungseingangsbestätigung, die zeigen soll, dass sich jemand um die Buchung kümmert und man nicht anrufen und nachfragen muss. Die E-Mail-Vorlagen sowohl für Einzel- als auch für Gruppenanmeldungen können nun die Links zu den Teilnehmer*in-Fragebögen enthalten.

• Rechnungstext mit neuem Platzhalter

  Aus unserer Erfahrung ist es gut, wenn auf der Rechnung ganz konkrete Fristen mit Daten und Summen stehen. Wir haben den Hinweis erhalten, dass der Platzhalter (|final-sum|) für den Rechnungsbetrag minus Anzahlungsbetrag gefehlt hat und haben diesen eingefügt.

• Dateiuploads archivieren

  So eine Liste von Dokumenten kann ganz schön lang werden, vor allem, wenn man unterschiedliche Teilnahmezertifikate für verschiedene Veranstaltungen benutzt. Was nicht mehr benötigt wird, kann in der Dateiverwaltung archiviert werden. Dann wird es nicht mehr angezeigt, wenn man eine E-Mail verschickt.

• Online-Payment für Gruppenrechnungen

  Wir haben unserer Integrationen für alle Zahlungsdienstleister (Stripe, Adyen, Girocheckout, Saferpay, Sofort.) beigebracht, wie sie mit der Bezahlung von Gruppenrechnungen umgehen müssen. Somit erscheint das Zahlungspanel entweder auf der Bezahlseite, die in unseren E-Mails verlinkt sein kann oder bei automatische Buchungsbestätigung direkt auf der Buchungsbestätigungsseite.

🛒 Shop

• Merchandise

  Der Shop war von Anfang an so konzipiert, dass er sowohl Gutscheine als auch Werbemittel anbieten kann. Wir haben den Shop nun auch für Merchandise freigeschaltet. Interessant ist das, wenn du z.B. Klamotten mit deinem Logo anbieten willst.

• Testkauf

  Zur Einrichtung des Shops gehören immer ein paar Proberunden, bis die Inhalte der E-Mails und das Aussehen der Gutscheinbildchen prima passen. Wer ausprobiert hat, markiert den Kauf ab besten direkt als Testkauf und storniert danach den Kauf. Dann schimpft später niemand, weil da eine Rechnung herumliegt, die nie bezahlt wurde.

• Archiv

  Wenn die Käufe erledigt sind und die Liste zu lang wird, kann ein Kauf archiviert werden.

• Rechtliches

  Wir haben in den Account-Einstellungen für den Shop diverse Optionen eingeführt, um rechtliche Belange abzudecken. Dazu gehört ein Textfeld, dessen Inhalt vor dem Kauf angezeigt wird. Hier ist es eine gute Idee darüber zu informieren, dass Gutscheine nicht Bar ausgezahlt werden oder nur für bestimmte Angebote gelten. Darüber hinaus kann man von den anderen Angeboten abweichende Links zu AGB, Widerruf und Datenschutz definieren.

• Kommunikation

  Je nach eigener Vorliebe kann man für den Shop die Bestellbestätigung und die E-Mail für den Gutscheinversand an- oder abstellen. Die erste Mail zu deaktivieren ergibt Sinn, wenn man ausschließlich Online-Payment anbietet, da wird die zweite Mail direkt mit Zahlungseingang abgeschickt.

😎 Teamer-Addon

• Handbuch für Betreuer*innen

  Viele nutzen bereits den Profillogin für Betreuer*innen. Um dieses Tool weiter als Knowledgebase auszubauen, kann man im Backoffice unter Verwaltung > Camps einen Link zu einem Handbuch hinterlegen. Dieser Link wird dann im Profillogin angezeigt. So kann man beispielsweise Informationen zu den Besonderheiten der Location festhalten.

🧾 Buchhaltung

• Kostenstelle pro Kategorie

  Dies ist für alle Liebhaber*innen von Buchhaltung, die ihre Zuneigung zu einem DATEV-Buchungsstapel kaum zügeln können. Alle Leistungen bei uns sind bereits kontierbar, können also mit einem SKR (Standardkontenrahmen) versehen werden. Das muss man zentral in den Account-Einstellungen aktivieren. Ist es aktiviert, können neuerdings die (Unterbringungs-)kategorien der Veranstaltungen und Camps mit einer Kostenstelle versehen werde. Diese Angabe wird später in den DATEV-Export eingefügt und steht somit zur weiteren Bearbeitung im Buchhaltungsprogramm bereit.

Autor: Mathias Methner

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Über unser Shopsystem Weihnachtsgutscheine verkaufen 14.09.2023

Heute widmen wir uns unserem neuen Shopsystem, das du super nutzen kannst, um Gutscheine für Weihnachten zu verkaufen. Mit unseren letzten Releases haben wir alle unsere Online-Payment-Provider (Stripe, Adyen, Girocheckout, Klarna Sofort.) und natürlich die im deutschen Raum beliebten SEPA-Zahlungen angebunden. Damit kann der Kunde / die Kund*in den bestellten Gutschein sofort bezahlen und nutzen. Bei Zahlungen über die Online-Payment-Provider werden die Gutscheine sofort und automatisch aktiviert.

✨ So nutzt du das Shopsystem

1. Aktivierung

Öffne die Account-Einstellungen deines Accounts und navigiere zur Box Shop. Bei der Aktivierung bestätigst du die Konditionen und bist sofort bereit, deine gewünschten Gutscheine in unterschiedlicher Höhe einzugeben. Dazu erscheint ein neuer linker Hauptmenüpunkt mit der Überschrift Shop.

2. Produkte einrichten

Im dazu passenden Unterhauptmenüpunkt Produkte findest du die Eingabe deiner Gutscheine. Du wählst an dieser Stelle die Höhe des Kaufpreises. Der Kaufpreis und der Gutscheinwert können voneinander abweichen, sodass du deinen Kund*innen einen Kaufanreiz bietest. Dabei kannst du mit unseren Bildvorlagen thematisch passenden Gutscheine - zum Beispiel zu Weihnachten - anbieten.

3. Shop einbinden

Du kannst den Shop entweder als Link verschicken oder dem Menü deiner Webseite hinzufügen oder du bindest den Shop als Beitrag in einem iframe auf deine Webseite ein. Das Layout des Shops passt sich analog zu den Buchungsformularen deiner Webseite an. Du findest nähere Informationen und den Link dazu unterhalb deiner Produktübersicht. Dort ist auch eine Hilfe-Seite verlinkt.

4. Zahlung

Sofern du keine Online-Zahlung durch einen unserer Anbieter verwendest, kannst du die Zahlung mit der SEPA-Überweisung oder auch durch unsere SEPA-Lastschrift anbieten. Bei beiden Zahlmethoden musst du nach Geldeingang die erworbenen Gutscheine selbst aktivieren. Wesentlich komfortabler ist das mit einer Online-Zahlung. Dabei wird uns die Zahlung direkt mitgeteilt, sodass Bookacamp automatisch die Gutscheine aktiviert und die damit verbundene Bestätigung an den Kunden / die Kund*in per E-Mail verschickt. Du brauchst dich also um nichts Weiteres kümmern.

Autor: Mathias Methner

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EYCA - Die Europäische Jugendkarte 20.06.2023

Die Europäische Jugendkarte (EYCA – European Youth Card), in Deutschland herausgegeben unter Lizenz des Reisenetz e.V. (Deutscher Fachverband für Jugendreisen) von der EYCard Deutschland GmbH ist eine europaweit gültige Vorteilskarte für junge Menschen (bis 30 Jahre) und gewährt mehr als 30.000 unterschiedlichste Vorteile bei Reisen in Europa. Von Ermäßigungen in Hostels, bei Fluglinien, Fähren, Hotels sowie Museen, Freizeitparks etc. bis hin zu Restaurants. Dabei ist (für in Deutschland wohnende Gäste) eine Auslandsreisekrankenversicherung der ERGO enthalten – für ein Jahr, für beliebig viele Reisen, weltweit (einschl. USA / Kanada!).

Die Karte gibt es regulär für 19,- € online auf www.jugendkarte.de. Einige Veranstalter bei Bookacamp stellen ihren Reisegästen die Jugendkarte nach Ende eines Camps als tolles, werthaltiges Extra kostenlos zur Verfügung. Das geht ganz einfach durch Zusendung eines Gutschein-Codes an die Teilnehmenden bzw. Eltern nach Camp-Ende.

Anstatt 19,- € zahlen Veranstalter, die Bookacamp nutzen, dabei nur 12,- € - und das natürlich nur für eingelöste Karten-Codes. Für Reisenetz-Mitglieder reduzieren sich die Kosten sogar auf nur noch 9,- € je eingelöstem Jugendkarte-Gutscheincode! Selbstverständlich inklusive der Jahres-Reiseversicherung (Auslandsreise-Krankenversicherung) für beliebig viele Reisen. Bei Interesse hilft Ralf Olk / EYCard Deutschland GmbH olk@jugendkarte.de gern weiter.

Autor: Mathias Methner

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Neue Features und Updates 12.05.2023

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🤩 Die Highlights

• Tägliche Briefings per Mail

  Du sitzt in der U-Bahn zur Arbeit und kannst per Mail schonmal die Buchungszahlen von gestern angucken - Bookacamp macht das nun möglich. In den Account-Einstellungen Unterpunkt Automatisierung - Briefings kannst du unsere täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Mails aktivieren und dort auch den Umsatzreport als Excel-Datei anhängen. Das ergibt vor allem für das monatliche Briefing Sinn. Die E-Mails informieren über den Stand des aktivierten Zeitraums, wobei die Inhalte der E-Mails selbst angepasst werden können. Inhalt der Mails sind Statistiken über Buchungen, Stornierungen, Umsätze, Versicherungen, Anmeldung von Betreuer*innen oder eingegangene Feedbacks.

• Automatischer Versand des DATEV-Exports an das Steuerbüro

  Unsere Automatisierung kann den DATEV-Export bequem wöchentlich oder monatlich per E-Mail verschicken. Durch die Eingabe des Adressatenkreises ist es sogar möglich, die Datei direkt an das Steuerbüro zu senden. Die E-Mail-Vorlage kann individuell angepasst werden, um zum Beispiel die Mandantennummer direkt an das Büro mitzuschicken. Die Aktivierung erfolgt im Abschnitt Automatisierung - Buchhaltung in den Account-Einstellungen.

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✨ Wissenswertes

• Neue Statistik für die Agenturbuchungen pro Tag

  Wir bieten einiges an Auswertungen, sowohl in statistischer, als auch in finanzieller Sicht. Unsere Auswertung hat eine neue Statistik bekommen, um die Buchungen pro Tag pro Agentur anzusehen. Hilfreich kann das sein, um bestimmte Tage für den Versand eines Newsletters zu identifizieren.

• Adaptives Suchfeld

  Ganz oben in unserem Menü befindet sich eines der wichtigsten Hilfsmittel, um schnell zu einem Vorgang im Tool zu navigieren. Neu ist, dass das Suchfeld nun darauf reagiert, wo man sich befindet. Im Betreuer*in Addon wechselt es zur Suche nach Betreuenden, hat man die Rabatte offen, kann nach dem Rabatt-Code gesucht werden. Was gerade aktiv ist, erkennt man an dem kleinen Icon vor dem Feld.

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😎 Teamer-Addon

• Fragebogen für Betreuende bearbeiten

  Im Profillogin für Betreuende gibt es die Möglichkeit den eigenen Fragen zu aktualisieren oder auszufüllen, sofern der noch nicht vorliegt. Dafür muss dem*der Profilnutzer*in die Rolle Zugriff zum Fragebogen bei der Einrichtung des Logins bekommen und schon können die Daten im Self-Service gepflegt werden.

• Widerrufsbelehrung für Teamer

  Sofern kostenpflichtige Trainings angeboten werden, kann es notwendig sein, bei einer Anmeldung zum Widerruf zu informieren. Dafür gibt es nun in den Einstellungen des Betreuer*in Addons ein Eingabefeld, wo der Link zur Widerrufsbelehrung hinterlegt werden kann.

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⭐ Feedback-Addon

• Feedbacks exportieren

  Ist das Feedback-Addon aktiv, kann man sich die eingehenden Daten zur Auswertung ansehen, wobei die Freitextfelder für Was-War-Gut-Was-War-nicht-So-gut sehr interessant sein können. Mit einem Datumsfilter kann man die Auswertung eingrenzen und findet dort nun auch eine Funktion, die angezeigten Einträge als Excel zu exportieren. Ganz generall ist das Feedback-Addon ein gutes Hilfsmittel zur Verbesserung der eigenen Qualitätsstandards und die Auswertung kann mit einem Banner direkt auf die eigene Webseite eingebunden werden.

Autor: Mathias Methner

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Neue Features und Updates 21.02.2023

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🤩 Die Highlights

• Öffentliche Beta für den Gutschein Shop

  Hin und wieder wurden wir gefragt, ob Bookacamp nicht auch Gutscheine verkaufen kann. Insbesondere vor Weihnachten oder Ostern ist das sicher interessant für Omma und Opa als Geschenk für die Enkelkinder. Buchbare Durchgänge und Camps dafür zu missbrauchen, haben wir immer abgelehnt, weil das Wording und die Funktionalitäten einfach nicht dafür gedacht sind. Grund genug, einen Gutschein Shop zu launchen, der sich nahtlos in das Gutschein- und Rechnungssystem integriert, sodass die erworbenen Gutscheine unmittelbar für die Buchung deiner Angebote benutzt werden können. Der Gutschein Shop geht jetzt in die öffentliche Beta und kann in den eigenen Account-Einstellungen aktiviert werden. Besonders interessant wird der Shop natürlich bei der Nutzung unserer Online-Payment-Provider, weil die Gutscheine dann direkt bezahlt und aktiv sind.

  Die Höhe der Gutscheine ist frei wählbar. Die erstellten Gutscheine sind zum Drucken zu Hause konzipiert und mit schicken Hintergrundbildern gelayouted.

  

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✨ Wissenswertes

• Updates für das Teamer Addon

  Jetzt gerade ist die Zeit der Saison, wo in Vorbereitung auf die Schulungen dieses Jahr Interviews stattfinden. bei jedem Interview können Notizen zur Eignung der person hinterlegt werden. Um gut auf das Interview vorbereitet zu sein und auch während des Interviews alles zur hand zu haben, hat unsere Interviewer-Seite ein Update bekommen und zeigt nun mehr Daten aus dem Profil an.

  Dateiuploads ersetzen

  Für E-Mail-Anhänge oder als Bibliothek für Betreuende können Dateien bei uns hinterlegt werden. Eine hinterlegte Dati kann jetzt auch aktualisiert werden, zum Beispiel weil sich die diesjährige Packliste geändert hat. Das spart eine Menge Zeit bei der Aktualisierung der E-Mail-Vorlagen.

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🔐 Sicherheit

• MFA - Multi Faktor Authentication

  Nach einer internen Testphase beginnen wir die erweiterte Sicherheitsprüfung MFA für alle Logins auszurollen. Dabei wird neben Benutzername und Passwort ein weiterer kurzweiliger Faktor verwendet. Dieser Faktor wird über eine App auf dem Smartphone erzeugt, ein Einbrecher braucht also neben den Zugangsdaten auch das Smartphone und das macht es weit schwieriger, unbefugt auf einen Account zuzugreifen. Die Verwendung von MFA wird anfangs freiwillig sein und durch eine Informationskampagne über Datenschutz- und Sicherheit durch uns begeleitet.

Autor: Mathias Methner

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Neue Features und Updates 08.11.2022

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Der Jugendreise-Kongress 2022 vom Reisenetz findet im neu eröffnen BLSV Sportcamp Nordbayern statt. Ab 15:50 Uhr freuen wir uns, wenn du uns erzählt, ob du schonmal E-Mails ausgedruckt hast? In diesem Workshop wollen wir herausfinden, was beim Thema digital bereits gut läuft und wo wir noch Lösungen finden müssen. Mathias Ralf Enderlein und Mathias Methner werden dich durch den Workshop führen und freuen sich auf viele bunte Zettel am Whiteboard. Tickets für den Kongress gibt es auf der Webseite.

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🤩 Das Highlight

• Early Bird & Last Minute

  Die Saison beginnt jetzt und es ist Zeit das Geschäft anzukurbeln. Oft werden dafür Gutscheine verwendet. Ganz frisch hat Bookacamp Gutscheine gelauncht, die direkt angewendet werden, Streichpreise erzeugen und so die Aufmerksamkeit der Kunden auf die neuen Camps lenken. Die Gutscheine können ganz einfach für alle Angebote oder für ausgewählte in der Gutscheinkonfiguration aktiviert werden und sind sofort live. Damit man nicht vergisst einen Gutschein wieder zu aktivieren, gibt es einen Hinweis auf dem Dashboard.

  

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✨ Wissenswertes

• Daten zur früh archiviert?

  Am Ende der Saison macht man die Saisonabrechnung, berechne die Provision mit den Partnern und wenn alles erledigt ist, werden die Daten archiviert, um Platz für die neue Saison zu schaffen. Es ist jedes Jahr ein gutes Gefühl, neu zu starten und die Buchungszahlen zu beobachten. Was aber, wenn man zu früh archiviert hat und jetzt doch nochmal Daten benötigt? Einzelne Buchungen können schon lange reaktiviert werden, bei den Durchgängen und Veranstaltungen geht das jetzt auch. Dazu klickst du einfach den Durchgang zum Bearbeiten an und findest die neue Funktion ganz oben auf der Seite. Die dazugehörigen Buchungen werden direkt mit reaktiviert.

• Reiseversicherung vergessen?

  Bookacamp bietet über den Partner HanseMerkur Reiseversicherungen direkt im Buchungsprozess. Die HanseMerkur bietet ein spezielles Zusatzprodukt für den Corona-Reiseschutz, was dieses Angebot sehr interessant für Eltern macht. Manche Eltern vergessen die Reiseversicherung anzuklicken oder wollen erstmal buchen und später gucken, ob eine bestehende Versicherung existiert. In Bookacamp ist es jetzt möglich einen Link zu verschicken, wo die Reiseversicherung ganz bequem im Nachgang hinzugefügt werden kann. Hast du Interesse an der Integration zur HanseMerkur? Wir helfen dir gern.

• Name Tags drucken

  Auf Veranstaltungen und Seminaren bekommen die Teilnehmenden oft Namensschilder. Es macht wenig Spaß, die Vorlagen dazu in Word auszufüllen und dann in der richtigen Größen zu drucken und auszuschneiden. Basierend auf speziellen Klebeetiketten exportiert Bookacamp für dich die Namen und Firmennamen der Teilnehmenden in ein vordefiniertes Format, das dann auf die Klebebögen gedruckt werden kann. Du findest die Erklärungen dafür in deinem Account in den Account-Einstellungen unter Integration > Namens-Etiketten.

  

• Verbesserungen an der Rechnungsübersicht

  Du kannst alle Rechnungs-PDF downloaden. Nützlich ist das zum Beispiel für den Steuerberatenden oder einfach zum Saisonabschluss. Unter Übersichten > Rechnungen findest du neben Datumsfiltern nun auch die Möglichkeit nur bezahlte oder nur unbezahlte Rechnung zu suchen. Außerdem erscheint der Name des Teilnehmenden in der Übersicht, falls man mal schnell etwas Bestimmtes sucht

• Provisionsabgleich mit den Agenturen und Vermittlern

  Über unsere Schnittstellen können Daten und Buchungen mit anderen Akteuren ausgetauscht werden. Bookacamp verarbeitet ab dieser Saison die Buchungsnummern der Drittanbieter, um den Abgleich von Listen für die Zukunft zu vereinfachen.

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Autor: Mathias Methner

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Neue Features und Updates 06.09.2022

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Da hat sich einige interessante Features angesammelt, seit dem letzten Feature Update. Die Saison ist so gut wie zu Ende und jetzt ist Zeit für ein bisschen Urlaub, Verschnaufen und Kraft für den Auftakt im Herbst finden. Bestimmt ist es da auch eine ruhige Minute, um sich mit den folgenden Updates auf den neusten Stand zu bringen.

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🤩 Das Highlight

• Sofortiger Checkout

  Bookacamp kann Buchungen automatisch bestätigen. Das ist insbesondere am Anfang der Saison - meistens von November bis März - sehr komfortabel, da man sich als Veranstalter zurücklehnen kann und die Arbeit von der Software erledigt wird. Bietet man seinen Kunden zusätzlich eine bequeme Online Zahlung über einen der zahlreichen Online Payment Provider an, wird dem Kunden neuerdings direkt nach der Buchung die Rechnung angezeigt und die Bezahlung kann starten. Das funktioniert genauso wie in jedem Online-Shop. Die Zahlungsart wird ausgewählt, die Zahlung bestätigt und wie im Handumdrehen ist das Geld auf dem Konto.

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✨ Wissenswertes

• Filter nach buchbaren Angeboten

  Im Backoffice im Filterpanel für die Durchgänge und Veranstaltungen befindet sich eine Option, um nach buchbaren Angeboten zu suchen. Gerade am Ende der Saison ist das hilfreich bei der Beratung der Kunden, um schnell die Angebote zu finden, wo Plätze frei sind.

• Durchgänge absagen

  Es gibt bei der Durchgangsverwaltung über die Funktion mehr die Möglichkeit, einen Durchgang als abgesagt zu klassifizieren. Beim Absagen eines Durchganges werden alle dazugehörigen Buchungen automatisch in einem Schritt storniert. Das nimmt dir Arbeit ab, da die Stornomails und Rechnungsstornierung direkt mit erledigt werden.

• Feedback aussetzen

  Ab sofort ist es möglich, einzelne Durchgänge im Versand der automatischen Feedbackanfrage zu ignorieren. Nützlich kann das in Bezug zu Agenturen oder Firmen sein, die ihre eigenen Feedbacksysteme nutzen. Die neue Einstellung ist im Expert/innenenmodus im Bereich Kommunikation zu finden.

• Reiseabbruch & Stornierungen

  Das Datum und die Hintergründe von Stornierungen und Reiseabbrüchen können nun verändert werden. Unter Buchung bearbeiten direkt auf der jeweiligen Buchungsdetailseite gibt es das neue Eingabefeld. Zudem werden Buchungen mit dem Status storniert oder abgebrochen bei den automatischen Feedbackanfragen nicht berücksichtigt.
  Wozu braucht man das?
  Um die Abrechnung mit der Herberge zu verbessern und auszuschließen, dass automatische E-Mails weiterhin versendet werden. Auch die Saisonnachbereitung profitiert von den Daten.

• Verbesserung der Kapazitätsabfrage bei Geschwisterbuchungen

  Es ist möglich mehr als eine/n Teilnehmenden pro Buchung anzumelden. Unsere Algorithmen, die die Anzahl der freien Plätze berechnen, wurden angepasst und überprüfen inzwischen schon direkt beim Hinzufügen weiterer Teilnehmender, wie der Auslastungsstand ist. Ist das Camp voll, wird die Buchung verhindert.

• Self-Service Wartelistenstornierung

  Oft werden bestimmte Angebote über Wartelisten realisiert, zum Beispiel weil Plätze über Stipendien vergeben werden oder Firmen die Anmeldelisten erst freigeben wollen. Insbesondere wenn solche Anmeldungen erstmal nichts kosten, gibt es eine recht hohe Rate an No Shows, das heißt die Kinder tauchen ohne Absage einfach nicht im Camp auf. Das ist ärgerlich, wären andere doch gern mitgefahren. Es ist sinnvoll, vor dem Camp nochmal nachzufragen, ob die Anmeldung noch aktuell ist. Das geht über den E-Mail-Sammelversand im System und dafür gibt es brandneu nun auch Platzhalter, über die die Eltern ihre Anmeldung selbst stornieren bzw. abmelden können. Die Abmeldung ploppt im internen Nachrichtensystem auf und schon kann der Platz nachbesetzt werden.

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💰 Alles was mit Geld zu tun hat

• Steuernummer des Kunden auf der Rechnung

  Es kommt manchmal vor, dass Firmen ihre eigene Steuernummer auf der Rechnung sehen wollen. Dazu muss im Kundendatensatz im Backoffice die Steuernummer eingegeben werden und schon wird sie unter dem Adressfeld auf der Rechnung eingefügt.

• Kund/innen mit Lastschrift ohne Zahlungserinnerung

  Das System ist in der Lage bei offenen Zahlungen eine automatische Erinnerung zu schicken. Die Aktivierung erfolgt in den eigenen Account-Einstellungen. Für Buchungen, die per Lastschrift bezahlen, wurde diese Erinnerung bisher auch verschickt. Dass es da nicht zu Missverständnissen kommt, wird das jetzt verhindert.

• Zahlungseingänge auf der Barkasse

  Wer schonmal Buchhaltung selbst gemacht hat, kann mit den Geldkonten Bank (1200) und Barkasse (1000) etwas anfangen. Damit werden buchhalterisch Geldflüsse getrennt. Wenn Eltern einen Betrag vor Ort in bar bezahlen, wird das häufig in eine Barkasse mit Papierquittung und eigenen Buchführungsregeln gebucht. Der Betrag muss trotzdem bei der Buchung gespeichert werden, weil sonst Zahlungserinnerungen oder Mahnungen verschickt werden könnten. Trägt man die Zahlung bei der Buchung ein, steht die Auswahl zwischen beiden Konten zur Verfügung. Vorausgewählt ist immer das Konto 1200 Bank. Buchungen auf die Barkasse werden in der weiterführenden Buchhaltung, zum Beispiel über unsere DATEV Schnittsstelle ignoriert.

• Verbessertes Mahnwesen

  Zahlungserinnerung - Mahnung1 - Mahnung2 - Inkasso. Aber in welchem Status ist die Buchung eigentlich gerade? Das Mahnsystem wurde intern vom Buchungsstatus entkoppelt und so ist ersichtlich, wann eine Rechnung angemahnt wird und es ermöglicht Mahnungen auf Stornorechnungen. Damit einhergehen natürlich auch bessere Filter und eine bessere Kontrolle. Bleibt zu hoffen, dass diese Funktionen so selten wie möglich Verwendung finden.

😎 Teamer-Addon

• Kennst du schon den Profillogin?

  Der Profillogin erlaubt es deinen Betreuenden eigene Daten zu aktualisieren, Fragebogen und Dokumente zu pflegen und die Wünsche für die nächsten Einsätze anzumelden. Neu ist, dass die Teamer die Teilnahmelisten ihrer Camps selbst downloaden können. Damit sind die Daten immer aktuell. Als Bonus stellt Bookacamp sicher, dass die Teamer Datenschutzanforderungen bestätigen müssen und es wird protokolliert, wann welche Listen gespeichert wurden. Zu guter letzt gibt es weniger Papier, das freut die Umwelt und den Geldbeutel.

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Autor: Mathias Methner

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38 Jahre Kinder- und Jugendreisenerfahrung 27.07.2022

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Bei Bookacamp gibt es eine hervorragende und aufregende Neuigkeit - seit Montag spielt Mathias Ralf Enderlein mit im Team von Bookacamp. Matze E war viele Jahre hauptberuflich bei einem großen Kinder- und Jugendreiseveranstalter tätig, welcher schon länger Bookacamp verwendet und einige Features maßgeblich mitentwickelt hat. Das ist toll, denn Matze E kann sofort auf einige Jahre Anwenderwissen zurückgreifen. Seine Kenntnisse und Erfahrungen in der Branche holte er sich zudem in 18 Jahren Reiseleitertätigkeit mit Kindern und Jugendlichen.

Bookacamp freut sich sehr, Matze E im Team zu haben.

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Autor: Mathias Methner

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Neue Features 09.03.2022

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Die heiße Phase der Ostercamps hat begonnen und Bookacamp begleitet das mit vielen individuellen Anpassungen an den Abläufen und Exporten. Nebenbei unterstützt Bookacamp eine soziele Ferienaktion in Österreich mit der Buchung von 45 Camps in Tirol, Salzburg, Kärnten und Italien.

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Mehr Automatisierung

Viele Abläufe bei der Kommunikation mit den Buchenden können automatisiert werden. Zahlungserinnerungen, Feedbackeinladungen und letzte Reiseinformationen gehören dazu. Neuerdings wird auch der Teilnehmer/innen-Fragebogen automatisch vom System verschickt.

Performance

Da Bookacamp wächst, wachsen auch die Anforderungen an große Accounts (5-10k Buchungen pro Jahr) und an die Infrastruktur dahinter. Bookacamp hat in den letzten Wochen einen In-Memory Speicher in Betrieb genommen, um wichtige Daten über Kapazitäten und Buchungen auch dann schnell zu liefern, wenn tausende Buchungen in einem Account verwaltet werden.

Betreuer/in Addon

Da mittlerweile immer mehr Veranstalter das integrierte Betreuer/in Addon verwenden, gibt es viele kleinere Verbesserungen an den Abläufen. Notizen für eine Zuweisung zum Camp können bei der Zuweisung direkt hinterlegt werden. Auch das Erstellen der personalisierten Verträge als E-Mail-Anhang ist möglich. Direkt aus dem Backoffice heraus kann ein Whatsapp Chat mit dem/der Betreuer/in gestartet werden. Hervorzuheben ist ein neues Team Feature, was Informationen über die Teamzusammensetzung und Rollen im Team für alle Reisen der Saison auflistet. Außerdem bietet das neue Feature die Möglichkeit den Kontakt zur Vorbereitung zwischen dem Team auf Knopfdruck herzustellen.

Neue Layouts

Auf Nachfrage von neuen Reiseveranstaltern, die seit 2022 auf Bookacamp setzen, wurden neue Ansichten für die Einbindung auf der eigenen Webseite vorgestellt. Alle Ansichten reagieren auf die Bildschirmgröße des Endgeräts und sind daher responsive. Außerdem bietet Bookacamp ab sofort die Einbindung über Länderdomains bookacamp.at, bookacamp.be, bookacamp.fr, bookacamp.es, bookacamp.it, bookacamp.ch und bookacamp.org und bookacamp.net

Card-Layout

Insbesondere dann, wenn über Bookacamp alle Inhalte, Texte und Produktbilder verwaltet werden, bietet sich diese Ansicht an, um die gesamte Webseite des Reiseveranstalters aus Bookacamp heraus zu bespielen.

Card-Layout gruppiert

Wenn man nicht genug individuelle Produktbilder hat oder aber die Termine für ein Camp zusammenfassen will, bietet sich die kompaktere Ansicht an, weil sie gruppiert und damit kleiner ist.

Camps pro Monat

Nach Datum oder nach Camp sortierte Tabellen gibt es seit eh und je, denn durch ihre Filtermöglichkeiten sind sie vielseitig auf der Webseite einsetzbar. Diese Ansicht, gruppiert nach Monat und Datum komplettiert das Angebot.

Autor: Mathias Methner

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Verträge für Betreuer/innen erstellen & Updates bis Dezember 02.12.2021

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Ein Teil des Bewerbungs- und Recruitingprozesses für den Einsatz von Betreuer/innen und Reisekoordinatoren ist die Zuweisung zur Reise (Einsatzplanung) und Ausstellung von Verträgen. Bookacamp bietet verschiedene Tools, die abhängig von den Skills der Betreuer/innen und der Kapazitäten der Reisen eine Planung erleichtern. Das Ausstellen der Verträge erweitert den Funktionsumfang, sodass aus eigenen Word-Vorlagen die Verträge individuell erstellt und als E-Mail-Anhang direkt aus dem System heraus verschickt werden können.

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Verschiedenes

• Überarbeitung Gutscheinsystem
  Wir haben gerade die Jahreszeit, wo Gutscheine als Weihnachtsgeschenk oder ein Frühbucher-Rabatt für die neuen Camps der kommenden Saison attraktiv für die Eltern und Großeltern sind. Viele Reiseanbieter locken ihre Kund/innen mit weiteren Rabatten, für Geschwister und Wiederkommer. Daraus entsteht die Herausforderung sicherzustellen, dass tatsächlich mehrere Geschwister in der Saison angemeldet werden. Bookacamp bietet hier neuerdings frei konfigurierbare Eingabefelder für Namen oder Kundennummern, die das Auffinden der Geschwister und vorherigen Buchungen erleichtern.
• Corona- / Masernimpfung
  An einer Überprüfung des Impf- oder Teststaus für Corona kommt kein Hygienekonzept vorbei. Um es Reiseveranstaltern zu erleichtern, sich auf die Gegebenheiten vor Ort besser vorzubereiten, ist die Frage nach der letztmaligen Coronaimpfung nun fester Bestandteil des Gesundheitsfragebogens und kann mit einem Klick in den Account-Einstellungen aktiviert werden. Neben Corona gibt es für Kinder relevante Abfragen für das Jahr der Impfung für Masern, Tetanus und Zecken (FSME).

Autor: Mathias Methner

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Bookacamp für Wordpress 25.08.2021

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Viele Reiseunternehmen setzen die Software Wordpress ein, um die Inhalte der Webseite zu pflegen ohne viel technisches Know-How erlernen zu müssen. Da Wordpress durch Plugins um viele Funktionen erweitert werden kann, bietet Bookacamp ab sofort direkt im Plugin-Verzeichnis von Wordpress ein eigenes Plugin. Ziel ist es, die Einbindung der Buchungsformulare und der Übersichten buchbarer Reisen möglichst einfach zu gestalten und die technischen Hintergründe davon komplett zu verbergen.

Das Plugin wird direkt aus dem Plugin-Verzeichnis heraus installiert und zeigt nach der Aktivierung einen präsenten Menüpunkt, um alle Einstellungen zu tätigen. Danach wird direkt im Editor der Seite ein Bookacamp Element eingefügt. Das Element listet die möglichen Layouts auf und bietet darüberhinaus zwei kombinierbare Filter für die Suchergebnisse. Damit kann man zum Beispiel nur alle Reisen anzeigen, in denen man Surfen kann. Direkt nach der Auswahl wird die Vorschau angezeigt und mit dem Klick auf Speichern und Veröffentlichen ist die Einbindung abgeschlossen.

Autor: Mathias Methner

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Bankexport für Rücküberweisung bei Überzahlung 09.08.2021

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Die Sommersaison neigt sich dem Ende zu. Typischerweise ist das die Zeit, um sich für den Saisonabschluss einen Überblick zu verschaffen, für welche Buchungen noch Zahlungen offen sind oder welche Buchungen eine Rückzahlung benötigen. Rückzahlungen kommen vor, wenn ein Reiseveranstalter wegen eines Mangels den Reisepreis reduziert, der/die Kund/in aus Versehen zu viel gezahlt hat oder aber eine bereits bezahlte Reise storniert wurde.

Alle Buchungen mit Überzahlung zu finden ist in Bookacamp seit Jahren sehr einfach, da dafür ein eigener Menüpunkt existiert. Mit einem heutigen Release wurde der ganze Vorgang der Rückzahlung weiter vereinfacht, sodass überzahlte Buchungen mit einem SEPA Export an die Bank übergeben werden können. Dabei wird eine Sammeldatei erzeugt, die alle Rückzahlungsanweisungen offener Buchungen enthält. Geschäftsbanken können diese Datei einlesen und damit die Rückzahlung beauftragen. Mit diesem Feature endet das Kopieren von Bankdaten in Überweisungsmasken per Hand.

Kund/innen, die bisher keine Bankdaten hinterlegt haben, werden mit nur einem Klick per E-Mail aufgefordert, die Bankdaten im System zu hinterlegen. Die Bankdaten werden Feld-verschlüsselt in Bookacamp gespeichert. Dieses neue Feature ist für alle Nutzer/innen von Bookacamp freigeschaltet und kann in den eigenen Einstellungen aktiviert werden.

Autor: Mathias Methner

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Updates bis Juli 09.07.2021

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Die Sommerferien haben begonnen und einige Teilnehmer/innen sind schon wieder zurück aus dem Camp - sicher mit einer Menge Erlebnissen nach dieser langen Coronapause. Um mehr über die Nutzung der vielfältigen Funktionalitäten von Bookacamp zu erfahren, waren wir kürzlich beim Checkin vor Ort und haben uns die Anmeldung mit QR-Code angesehen. Einige der folgenden Anpassungen sind eine direkte Reaktionen auf das, was wir dort gelernt haben.

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Demografie

Häufig melden sich Eltern, um etwas über die Zusammensetzung der Altersstruktur der Teilnehmer/innen im Camp zu erfahren. Neben den Übersichten über die Anzahl der bereits angemeldeten Jungen/Mädchen wertet Bookacamp ab sofort auch die Altersstruktur aus und zeigt sie übersichtlich an.

Lesezugriff

Der Lesezugriff für Betreuer/innen wird in der Saison viel genutzt und beantwortet direkt im Camp Fragen zum Teilnehmenden, falls beim Arzt zum Beispiel die Notfallkontaktdaten benötigt werden. Der Lesezugriff hat kürzlich ein paar Optimierungen erhalten, die die Navigation auf kleinen Handydisplays erleichtern. Außerdem ist direkt im Lesezugriff eine Profilseite des Teilnehmenden abrufbar.

Transfer-Informationen

Falls Eltern individuelle Anreiseinformationen mitteilen, weil sie zum Beispiel früher am Checkin erscheinen, ist das nun direkt bei der Buchung hinterlegbar und erscheint in den Exporten und Lesezugriff. So haben Camp-Leiter/innen sofort alle Informationen zur An- und Abreise parat.

Tagebuch

Während des Camps kommt es oft zu Vorfällen, von denen das Büro wissen sollte, falls Eltern anrufen. Wenn erwähnenswerte Ereignisse als Betreuungsnotiz hinterlegt werden, gibt es nun ein Tagebuch, mit dem man sich morgens zum Beginn des Arbeitstages einen Überblick verschaffen kann. Mit diesem Informationen wird man nicht mehr von einem Anruf überrascht.

Externe Zugangsdaten - z.B. Sprachtest

Möchte man für ein externes Tools Zugangsdaten pro Buchung hinterlegen, um diese dann gesammelt an alle Buchungen einer Veranstaltung zu schicken, findet man das nun in der Bearbeitungsansicht der Buchung. Ein Anwendungsgebiet sind Sprachtests im Vorfeld der Veranstaltung. Somit erspart man sich das mühsame und fehleranfällige Erstellen individueller E-Mails.

Zahlungsanbieter Saferpay

Neben Girosolution, Klarna Sofort, Adyen und der Lastschrift by Bookacamp gibt es eine sofort verfügbare Anbindung zum Zahlungsdienstleister Saferpay. Saferpay hat alle gängigen Zahlungsarten im Programm.

Synchronisation des Buchungsstatus zwischen Reisevermittler und Reiseveranstalter

Sind Reisevermittler und Reiseveranstalter beide Teil des Bookacamp Netzwerks, kann der Status einer weitergeleiteten Buchung ab sofort synchronisiert werden. Somit entfällt die lästige Nachfrage nach der Buchungsbestätigung für den Vermittler.

Einstufung von Betreuer/innen

Um die Einordnung der Tauglichkeit eines Betreuenden ein wenig zu strukturieren, findet man nun im Profil einige Eingabefelder, um Informationen über den subjektiven Eindruck und die Eignung als Betreuer/in zu vermerken.

Autor: Mathias Methner

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Bookacamp integriert Adyen als Zahlungsdienstleister 11.05.2021

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Viele Nutzer/innen von Bookacamp setzen auf Zahlungsdienstleister, um ihren Kund/innen die Onlinezahlung so einfach wie möglich zu machen. Bookacamp hat die Liste der angebundenen Dienste um den europäischen Anbieter Adyen mit seinem Produkt Pay by Link erweitert. Somit profitieren alle Nutzer/innen von Bookacamp automatisch und kostenfrei von dem neuen Dienstleister. Adyen deckt eine riesige Liste von Zahlsystemen ab. Im deutschsprachigen Raum sehr beliebt sind die SEPA Lastschrift, Paypal, GiroPay, Visa, Mastercard und in der Niederlande iDEAL.

Die Integration zu Adyen wird dein eigenen Einstellungen vorgenommen. Du benötigst dafür nur deinen eigenen Adyen Account.

Autor: Mathias Methner

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Deine Digitalisierungschance 25.04.2021

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Mit der Überbrückungshilfe III können Unternehmen einmalig einen Digitalisierungszuschuss beantragen. Der Zuschuss betrifft förderfähige Projekte, deren Kosten zwischen März 2020 bis Juni 2021 angefallen sind. Maßgeblich ist die Fälligkeit der Ausgabe bis Ende Juni. Zu den förderfähigen Inhalten gehört die Einrichtung eines Onlineshops und die Implementierung von Buchungs- und Reservierungssystemen. Die Höhe der Förderung wird bis zu 20.000 Euro angegeben.

Spielst du mit dem Gedanken auf ein neues Buchungssystem umzuziehen?
Die Zeit reicht noch locker auf und die Fördersumme ist ausreichend hoch, um Individualentwicklungen und Anpassungen in Bookacamp bereitzustellen, die das System perfekt auf deine Wünsche anzupassen.

Autor: Mathias Methner

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Kund/innen buchen HanseMerkur Reiseversicherungen direkt in Bookacamp 04.03.2021

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Bookacamp feiert die erste Versicherungspolice am 02. März

Nachdem Bookacamp im Februar die Zahlung per Lastschrift veröffentlicht hat, folgt einen Monat später das nächste große Highlight: Ab sofort können die Reiseveranstalter von Bookacamp ihren Kund/innen den Abschluss einer Reiseversicherung mit der HanseMerkur direkt während des Buchungsprozesses anbieten. Bookacamp ist stolz, mit der HanseMerkur partnerschaftlich zusammenzuarbeiten. Die Auswahl der Produkte der HanseMerkur werden auf die Bedürfnisse des Reiseveranstalters angepasst und sie schützen die Eltern vor Stornokosten, sowie Personen- und Sachschäden.

Wie läuft das ab?

Nachdem der Reiseveranstalter in Gesprächen mit der HanseMerkur die perfekten Produkte gefunden hat, muss nur die Agenturnummer des Reiseveranstalters in Bookacamp hinterlegt werden. Danach entscheidet der Reiseveranstalter auf Knopfdruck, ob die Abrechnung über Direktinkasso (Abrechnung direkt zwischen Kund/in und Versicherer) oder Agenturinkasso (Abrechnung zwischen Reiseveranstalter und Kund/in) geschieht. Bookacamp ermittelt für jede Buchung individuell während des Buchungsprozesses die Auswahl möglicher Versicherungsangebote und speichert sie zwischen, bis die Buchung vom Reiseveranstalter bestätigt wird. Dabei wird automatisch die Versicherung rückbestätigt, sodass sowohl für den/die Reisebuchenden aber auch für den Reiseveranstalter sehr wenig Aufwand entsteht.

Die Integration mit der HanseMerkur ist ab sofort für jeden Reiseveranstalter und -vermittler von Bookacamp nutzbar.
Wenn du mehr über die Schnittstellen von Bookacamp erfahren möchtest, registriere gern einen kostenlosen Demo-Account.

Autor: Mathias Methner

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Bookacamp & Berlitz Deutschland integrieren Ihre Systeme 25.01.2021

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Bookacamp dient vielen Reiseveranstaltern, Vermittlern und Veranstaltungsorganisatoren als tägliches Werkzeug zur Organisation Ihrer Arbeit und sucht stets nach wegen, Standardworkflows zu verbessern. Ein weit verbreiteter Zeitfresser entsteht an den Schnittstellen zu Drittsystemen, zum Beispiel bei der Übertragung von Buchungen zwischen einem Reisevermittler und dem Reiseanbieter. Wo früher Buchungen per Fax verschickt wurden, ist es heute möglich eine nahtlose Integration zwischen verschiedenen Anbietern aufzubauen.

Zwischen Berlitz Deutschland und Bookacamp ist ab sofort eine Systemintegration verfügbar, sodass Buchungen aus Bookacamp heraus auf Knopfdruck zu Berlitz übertragen werden und die lästige Weiterleitung von Buchungsdaten per E-Mail entfallen kann. Dieses Vorgehen ist nicht nur zeitsparender als bisher, sondern bringt eine wesentlich geringere Fehleranfälligkeit als das Abtippen von E-Mails mit sich.

So einfach funktioniert es:

• Das Agentursystem von Bookacamp bietet die Möglichkeit die Schnittstelle zu Berlitz mit einem einzigen Klick zu aktivieren.
• Eine Berlitz-Buchung wird durch den Reisevermittler direkt in Bookacamp kontrolliert und bestätigt.
• Alle bestätigen Buchungen werdenautomatisch durch die Schnittstelle zu Berlitz ausgeliefert.
• Die ausgelieferten Buchungen werden bei Berlitz verarbeitet und durch die Schnittstelle rückbestätigt.
• Fertig.

Die Schnittstelle steht allen Nutzern von Bookacamp kostenfrei zur Verfügung.

Wenn du mehr über die Schnittstellen von Bookacamp erfahren möchtest, registriere gern einen kostenlosen Demo-Account

Autor: Mathias Methner

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Bookacamp Redesign

1303 geänderte Dateien später 08.01.2021

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Bookacamp hat im Januar 2015 - vor 6 Jahren - das Licht der Welt erblickt und ist stolz, zehntausende Buchungen für Reiseveranstalter, Reisevermittler und Organisation von online und offline Veranstaltungen entgegen genommen zu haben. Einer der Erfolgsfaktoren von Bookacamp ist die stetige Weiterentwicklung aller Komponenten. Besonders dankbar sind wir für die vielen Ideen, Hinweise und Meldungen unserer mittlerweile 147 Nutzer/innen und möchten ein großes Danke dafür sagen.

Innerhalb der 6 Jahre ist viel passiert. Es kamen Addons und Features hinzu und nun wurde es an der Zeit die gesamte Nutzeroberfläche von Bookacamp zu aktualisieren. 1303 geänderte Dateien, 45.213 geänderte und 134.964 gelöschte Zeilen Quelltext. Was für eine Wahnsinnszahl.

Die neue Oberfläche ist moderner, wirkt flüssiger und nutzt die neusten Browserfeatures, um sowohl den Nutzern des Bookacamp Backoffice aber auch die vielen tausend Eltern, Kindern und Veranstaltungsteilnehmer/innen ein besonderes Erlebnis bei der Buchung von Reisen und Anmeldung zu Veranstaltungen zu präsentieren. Insbesondere die steigende Zahl von Nutzer/innen mit mobilen Endgeräten profitieren von größeren Schriften und Bedienelementen und besseren Ladezeiten.

Schaue dir gern deinen eigenen kostenlosen Demo-Account an und erlebe die neue Oberfläche.

Autor: Mathias Methner

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YAGNI & KISS 12.11.2020

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Bookacamp ist ein Softwareprodukt für die (Jugend)reisenbranche und vereint exzellentes Wissen der Softwareentwicklung mit dem professionellen Wissen über die Anforderungen und Abläufe der Reisebranche. Doch immer steht die Frage im Raum, welche Features und Funktionalitäten in welcher Form benötigt werden, um die Kommunikation und Verwaltung der Buchungen/Veranstaltungen so leicht und schnell wie möglich zu machen. Seit der Gründung von Bookacamp 2015 arbeiten wir sehr eng mit Produktownern und Pilotkunden zusammen. An sich ist das nichts Besonderes - so funktioniert agile Softwareentwicklung. Das Besondere ist, dass die Produktowner Nutzer und Partner von Bookacamp selbst sind, also die Reiseveranstalter und Reisevermittler, deren Anforderungen aus dem täglichen Tagesgeschäft herauskommen. Bookacamp ist sehr froh darüber, dieses offenen Input zu bekommen.

Um einen Überblick über alle Anforderungen zu behalten, kommen diese in ein Ticketsystem. In den letzten 5 Jahre sind auf diese Weise 1811 Tickets entstanden, von denen derzeit 94 Tickets unterschiedliche Größe offen sind. Um zu entscheiden, welches Problem ein Ticket bekommt und wofür es ggf. eine abweichende Lösung gibt, nutzt Bookacamp zwei Grundsätze.

YAGNI - You Arent't Gonna Need It

Jedes Feature und jede Problemlösung haben unterschiedliche Ausprägungen und es gibt oft Dutzende Möglichkeiten, ein Feature zu erweitern. Der Drahtseilakt ist zu entscheiden, welche Funktionalitäten später genutzt werden und ob es jemanden gibt, der eine Lösung benötigt. Sofern kein Anforderer existiert, entscheiden wir oft, etwas zum aktuellen Zeitpunkt nicht umzusetzen und zu warten, wie sich die Nutzung entwickelt.

You aren't gonna need it - Du wirst es nicht brauchen.

KISS - Keep It Simple & Stupid

Bei manchen Dingen gelingt das einfacher als bei anderen - der Grundsatz im Allgemeinen besagt jedoch, dass eine einfache und verständliche Lösung einer komplexen und komplizierten vorzuziehen ist. Das betrifft sowohl Entscheidungen in der Softwareentwicklung, als auch beim Aufbau von Benutzeroberflächen und Abläufen.

Keep it simple & stupid - Mach es so einfach wie möglich.

Autor: Mathias Methner

Updates im Juli 08.08.2020

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Der Juni ist meistens etwas ruhiger, sodass große Änderungen an Abläufen und neue Features die laufende Saison nicht stören. Ein paar kleinere Dinge sind trotzdem erwähnenswert:

• Automatische Buchungsbestätigung
  Um weitere Zeit für Standardabläufe zu sparen, können Buchungen nun automatisch vom System bestätigt werden. Dabei wird die Rechnung direkt erzeugt und verschickt, sobald eine neue Anmeldung ankommt. Das neue Feature kann im Einstellungsmenü nach Bedarf (de-aktiviert) werden.
• Minimale Veranstaltungsanmeldung
  Für kostenlose (Info-)Veranstaltungen kann es sinnvoll sein, die Hürde für eine Anmeldung so gering wie möglich zu halten. Diese minimale Anmeldung benötigt nur Namen und E-Mail der Anmelder/in.

Befristete Mehrwertsteuerreduzierung 30.06.2020

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Am gestrigen Tag haben sowohl Bundestag als auch Bundesrat einem corona-bedingten Konjunkturpaket der Bundesregierung zugestimmt. Im Allgemeinen bedeutet das, dass der Regelsatz der Mehrwertsteuer (im geschäftlichen und steuerlichen Sinn als Umsatzsteuer bezeichnet) von 19% auf 16% und der reduzierte Satz von 7% auf 5% im Zeitraum 01.07.2020 bis 31.12.2020 gesenkt wird. Unternehmen, die die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen, müssen das beachten.

Ausschlaggebend für die Reduzierung ist der Zeitpunkt, zu dem die Leistung final erbracht wurde. Für Reisen oder Veranstaltungen ist das der letzte Tag der Reise/Veranstaltung. Alle Rechnungen, deren Leistungszeitraum zwischen einschließlich Juli und Dezember liegen, profitieren von der gesenkten Umsatzsteuer. Alle bereits ausgestellten Rechnungen müssen nachträglich korrigiert werden.

Bookacamp hat die Diskussionen rund um das Thema seit Anfang Juni verfolgt und heute eine Änderung für alle Dienste ausgerollt, die die neuen Regelungen beachtet. Neu erstellte Rechnungen im Leistungszeitraum werden mit reduzierter Umsatzsteuer ausgewiesen. Bestandsrechnungen werden automatisch korrigiert und direkt an den Rechnungsempfänger / die Rechnungsempfängerin verschickt. Für alle Nutzer von Bookacamp bedeutet das, dass die Umstellung systemseitig geschieht und keine weitere Zeit investiert werden muss.

Du bist Reisevermittler und/oder Reiseagentur und noch auf der Suche nach professionellen Software zur Verwaltung deiner Reisen und Veranstaltungen? Komm gern für eine unverbindliche Demo auf uns zu.

Autor: Mathias Methner

Bookacamp's Autosync 19.05.2020

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Wir hatten eine bewegte und arbeitsreiche Zeit seit dem Corona Shutdown und sind froh, dass alle Nutzer von Bookacamp wohlauf sind und daran arbeiten, dass im Sommer irgendeine Art von Camps stattfinden können. Unsere neuen Storno-Features für die Erstellung von Gutscheinen und Reservierungen werden bereits genutzt.

Normalerweise beginnt nun die Hauptbuchungszeit und spätestens im Juni werden die verfügbaren Plätze bei einigen Camps knapp. Für unsere Nutzer im Reisevermittler- und Agenturgeschäft erzeugt das die Herausforderung, mit den aktuellen Prognosen und Kapazitäten Schritt zu halten. Um das so einfach und unkompliziert wie möglich zu halten, steht der Autosync (automatische Synchronisation) zur Verfügung. Die Programme der Reiservermittler werden stündlich mit den Programmen der Reiseveranstalter synchronisiert. Alles automatisch im Hintergrund. So entfallen viele Aktualisierungsanrufe und es bleibt mehr Zeit für die Organisation der Camps, Teamer und Kommunikation mit den Eltern.

Für unsere Reisevermittler bedeutet das, dass ihre Webseiten mindestens stündlich mit den aktuellen Verfügbarkeiten aktualisiert werden können, ohne händisch Listen abzugleichen. Für die Reiseveranstalter minimiert es den Kommunikations- und Arbeitsaufwand.

Du bist Reisevermittler und/oder Reiseagentur und noch auf der Suche nach professionellen Software zur Verwaltung deiner Buchungen und Kommunikation mit den Kunden? Komm gern für eine unverbindliche Demo auf uns zu.

Autor: Mathias Methner

Wie Bookacamp mit der Corona-Krise umgeht 19.03.2020

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Mit der Absage der ITB Anfang März 2020 wurde eine Zeit eingeläutet, die von Verunsicherung, Stornierung und immer mehr Einschränkungen des öffentlichen Lebens geprägt ist. Sehr hart trifft es die Tourismusbranche, dann das Reisevolumen tendiert gegen Null. Zum Schutz der Menschen wurden alle Reisen und Veranstaltungen der Osterzeit abgesagt. Natürlich betrifft das auch alle Nutzer von Bookacamp, was durch unsere statistischen Analysen belegt wird.

Bookacamp hat heute alle Account-Inhaber informiert, dass die Entgelte für die Nutzung der verschiedenen Dienste bis mindestens in den Juni pausiert werden, um die Liquidität der Veranstalter nicht weiter zu belasten.

Darüber hinaus wird mit Hochdruck an Funktionen gearbeitet, die allen Kunden/innen, die zukünftig ihre Reisen aufgrund der Verunsicherung stornieren möchten, eine Möglichkeit bieten, die für gewöhnlich begehrten Reiseplätze zu reservieren. Ab sofort kann eine Stornierung in eine unverbindliche Reservierung umgewandelt werden. Erreicht eine Reise ihre Kapazitätsgrenze, können alle Kund/innen mit einer Reservierung kontaktiert werden, um die Reservierung in eine Buchung umzuwandeln.

Als Weiteres neues Feature wird es eine Möglichkeit geben, die Stornierung in einen Gutschein umzuwandeln, der zu einem späteren Zeitpunkt eingelöst werden kann. Dazu wird das bereits existierende Gutschein- und Zahlungssystem mit weiteren Funktionen ausgestattet.

Zuguterletzt steht Bookacamp allen Reiseveranstaltern mit seinem umfangreichen Digitalisierungswissen zur Seite, um beratend bei der Nutzung von Technologie zur Heimarbeit / zum Homeoffice zur Seite zu stehen. Bookacamp wünscht allen Nutzern, deren Familien und Mitarbeiter/innen alles Gute und Gesundheit.

Autor: Mathias Methner

Automatische Wartelisten / ITB 10.02.2020

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Es kommt vor, dass Kunden kurzfristig stornieren (müssen) und damit Plätze auf einer Reise frei werden. Schade ist, wenn diese Plätze nicht nach belegt werden können. Mit unseren neuen automatischen Wartelisten ist es nun möglich online und per Knopfdruck frei gewordene Restplätze zu füllen.

Unsere smarten Abläufe sind in der Lage bei der Vergabe des letzten Platzes einer Reise in Eigenregie auf eine Warteliste zu wechseln. Dem Kunden auf der Webseite wird dann transparent dargestellt, dass er sich für die Warteliste registrieren kann. Wird nun ein Platz frei, kann der nächste Kunde per Knopfdruck mit einem Direkt-Buchungslink informiert werden. Der Link führt direkt zur Buchungszusammenfassung, wo dem Kunden / der Kundin alle Informationen dargestellt werden und schlussendlich direkt gebucht werden kann. Binnen Sekunden wird die Rechnung erstellt und verschickt, was kurz vor dem Start der Reise ziemlich wichtig ist.

Unsere neuen Features stellen wir nun schon zum 3. Mal auf der ITB vor. Du findest uns ab dem 03. März 2020 in Halle 4.1a im Youth Travel Forum. Wir Lust auf einen direkten Termin hat, meldet sich einfach per Mail: info@bookacamp.de

Autor: Mathias Methner

Nutzung der öffentlichen REST API 21.10.2019

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Zur Integration mit anderen Programmen und Diensten im Internet bietet Bookacamp eine moderne REST API, um Daten zu den Reisen abzurufen, Buchungen zu übermitteln und seit neusten auch um die Kapazitäten der Durchgänge automatisch zu aktualisieren. Dieses Feature ist insbesondere für Reisevermittler interessant. Alle API-Abrufe werden aus Sicherheitsgründen durchgehend gespeichert und authentifiziert. Nachfolgend ein Beispiel für den Ablauf der Aktualisierung der Kapazität eines Durchgangs.

Um die API nutzen zu können, wende dich gern an info@bookacamp.de. Du benötigst einen API-Nutzer und den Secure Key des Veranstalters, welches du beides erst nach Prüfung durch Bookacamp und Freigabe des Veranstalters erhältst. Einige Informationen des API-Aufrufs werden an dieser Stelle zur Vereinfachung weggelassen.

• skey: Secure Key zur Identifikation des Veranstalters
• api-user & api-pass Zugangsdaten zur API
• session-id Eindeutige ID des Durchgangs

1. Informationen über den Durchgang abrufen.

curl ....
-d "skey=<skey>"
-d "id=<session-id>"
<api-url>/session/get/<skey>/<session-id>


Teile der Rückgabe enthalten die notwendigen Informationen zur Kapazität:

{ "@api-version": "1.4.0", "@api-end-of-life": "2020-10-21", "success": true, "data": { "id": <session-id>, "available": { "male": 0, "female": 0, "unisex": 10, "total": 10 }, "options": { "accommodation": [ { "id": <accommodation-id>, "description": "Bezeichnung der Unterbringung mit Aufpreis, 0,00 €", "available": { "male": 11, "female": 11, "divers": 22 } } ] } }, "errors": { "fields": [], "messages": [] } }

Nun habe ich sowohl die Information, wie viele freie Plätze pro Geschlecht noch buchbar sind (im Feld available) und die Information, auf welche Unterbringungen die freien Plätze verteilt werden können. (im Feld accommodations). Während der Buchung ist es möglich das dritte Geschlecht divers zu wählen, das hier bei der Verfügbarkeit nicht auftaucht, da nach der Buchung entschieden werden muss, in welche Gruppe der Teilnehmer / die Teilnehmerin sich am wohlsten fühlt. Für Daycamps kann eine Buchung Geschlechter-unabhängig durch unisex durchgeführt werden.

2. Informationen über den Durchgang aktualisieren.

Habe ich diese Informationen zusammen, kann ich mithilfe der API die Verfügbarkeiten automatisch anpassen. Zusätzlich gibt es Felder um den Aufpreis pro Unterbringung und den Umsatzsteuersatz für die spätere Umsatzsteuerberechnung für die Unterbringungsleistung anzugeben. In der Regel sind das 7%. Wichtig an dieser Stelle ist die <accommodation-id>, die aus dem vorherigen Datenabruf stammt.

curl ...
-d "skey=<skey>"
-d "id=<session-id>"
-d "accommodation[id]=<accommodation-id>"
-d "accommodation[unisex]=0"
-d "accommodation[male]=10"
-d "accommodation[female]=10"
-d "accommodation[price]=1.00"
-d "accommodation[vat]=7"
<api-url>/session/accommodation/update/<skey>/<session-id>


Dieser Blogeintrag richtig sich natürlich eher an technische Integratoren der API und veranschaulicht die Leichtigkeit der Datenaktualisierung. Im ersten Schritt werden Daten abgerufen und entsprechende eindeutige IDs zu erhalten und im zweiten Schritt werden anhand der IDs die Daten aktualisiert.

Autor: Mathias Methner

Nach der Saison 06.09.2019

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Wenn die Teilnehmer des letzten Camps abgereist sind und die Buchhaltung offenen Rechnungen auf der Spur ist, beginnt in aller Regel eine ruhige Zeit des Jahres. Hier bietet sich die Gelegenheit die letzte Saison nach zu besprechen, zu schauen, was geändert werden kann und Bookacamp auf die nächste Saison vorzubereiten.Es hat sich gezeigt, dass sich das frühzeitige Einstellen der neuen Reisen positiv auf die Buchungszahlen auswirkt.

• Masterliste
  Dieser Excel-Export enthält alle Daten der aktuellen Saison. Excel ist ungeschlagen im Filtern und Sortieren und bietet sich daher hervorragend an, um wichtige Auswertungen zu machen.
• Rechnungs-Exporte
  Bookacamp bietet verschiedene Listen zum Download. Dazu gehören Detaillisten mit allen Rechnungspositionen und ein Export für den Steuerberater. Weiterhin ist es möglich alle Rechnungs-PDF auf einmal zu speichern.
• Buchungen
  Für gewöhnlich gibt es nach der Saison noch organisatorische und buchhalterische Aufgaben, zum Beispiel weil Rechnungen nicht vollständig bezahlt wurden oder Kundenfeedback abgearbeitet wird. Ist das erledigt, sollten Buchungen abgeschlossen werden. Das ist der letzte Schritt bei der Bearbeitung einer Buchung und bequem durch einen einzigen Klick in den Buchungsdetails machbar.
• Archiv
  Sind alle Kundenrückmeldungen abgearbeitet und die Planung für die kommende Saison beginnt, können die alten Daten archiviert werden. Im Hauptmenü unter Übersichten > Archiv findest du entsprechende Funktionalitäten.
  Wichtig ist es, alle Buchungen und Durchgänge zu archivieren. Um nicht alle Daten wiederkehrender Durchgänge neu einzugeben, können dort Durchgänge für die neue Saison dupliziert werden.
• Fehlende Features
  Während der Saison sind wir viel im Austausch über Verbesserungen. Jetzt ist die Zeit um alles, was bisher noch fehlt und nicht mit mir besprochen wurde, aufzuschreiben und an mich zu schicken. So kann ich rechtzeitig einplanen und priorisieren.
• Fragebögen
  Die Daten der Fragebögen werden aus Datenschutzgründen 6 Monate nach dem Ende der Reise gelöscht und sind danach nicht mehr abrufbar.

Autor: Mathias Methner

Updates im Juni 19.06.2019

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Die Hochsaison hat begonnen. Diese Zeit steht in aller Regel für viele kleine Verbesserungen an Stabilität und Workflow.

• Buchung kopieren
  Hat man einen Kunden am Telefon, der bereits in einer Vorsaison gefahren ist, kann man nun die Buchung im Archiv suchen und die Daten kopieren. Intern werde die Buchung der gleichen Kundennummer zugewiesen. Nützlich ist das Feature auch für Wiederkommer-Rabatte.
• Individuelle Stornierungsgebühr
  Es ist nun möglich einem Kunden eine prozentuale Stornogebühr zuzuweisen. Die Rechnung und offene Beträge werden automatisch angepasst. Zusätzlich enthält die Vorlage für die Stornierungsmail weitere Platzhalter für verschiedene Beträge (bereits bezahlt, noch offen usw.).
• Mobile First
  Es gab Verbesserungen der Darstellung und Lesbarkeit in den Buchungsübersichten, die das Buchungen von Reisen auf kleineren und Touch-Displays erleichtern.

Updates im Mai 15.05.2019

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Die Hochsaison hat begonnen. Diese Zeit steht in aller Regel für viele kleine Verbesserungen an Stabilität und Workflow.

• Durchgänge mit Agenturzuweisung
  Um das Handling von Agenturen weiter zu verbessern, kann ein Durchgang nun direkt einer Agentur zugewiesen. Alle Buchungen dieses Durchgangs werden der Agentur zugeordnet. Die Übersicht der Durchgänge hat neue Filter für die Agentur und deren Labels erhalten.
• XLS Export mit mehreren Durchgängen
  Unter Exporte > Durchgänge ist es neuerdings möglich die Durchgänge auszuwählen, die gemeinsam in eine Datei exportiert werden sollen. Interessant ist das zum Beispiel bei der Kombination von einwöchigen und zweiwöchigen Camps für die Campleiter.
• Einbindung in die eigene Webseite
  Bindet man Listen und die Buchungsmasken von Bookacamp auf der eigenen Webseite ein, kann die Höhe des Iframes an den Inhalt angepasst werden. Für den Nutzer fügt sich die Buchung dann nahtlos in die Webseite des Reiseveranstalters. Wie das automatische Resizing funktioniert, kann in unserer Hilfe nachgelesen werden.
• Vervollständigung PLZ / Wohnort
  Anhand der PLZ wird deutschen Kunden der Wohnort automatisch ausgefüllt. FÜr den Kunden ist das komfortabel.

Updates im März / ITB 15.03.2019

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Der Besuch der ITB war super und wir haben uns über viele tolle Gespräche, neue Ideen und zukünftige Nutzer von Bookacamp gefreut. Hier ein Eindruck vom Innovationsforum Jugendreisen, dass am 06.03. stattfand.

Hier die drei Showcases der ITB:

• Agenturlogin
  Viel Zeit wird investiert, um mit Agenturen und Vermittlern zu sprechen, Daten abzugleichen und Buchungen einzugeben. Diese Zeit kann man sich sparen, da Bookacamp seinen Veranstaltern die Möglichkeit bietet, dass sich Agenturen einloggen und ihre eigenen Daten abgleichen.
• E-Mail Tracking
  Öffnet der Nutzer eine von Bookacamp verschickte E-Mail, kann in der E-Mail ein unsichtbares Tracking Pixel geladen werden. (sofern der E-Mail-Client des Nutzers das nicht blockiert). Wird dieses kleine Pixel geladen, kann Bookacamp das Öffnen der E-Mail einer Buchung oder einem Betreuer zuweisen. Auf diese Weise ist in der Buchung selbst ersichtlich, dass eine E-Mail geöffnet wurde.
• Abschluss Reiseversicherungen (Demo)
  Zusammen mit einem großen Reiseversicherer konnten wir live im Buchungsprozess zeigen, wie es funktioniert, Versicherungspolicen inkl. Preisen und Vertragsdokumenten abzurufen und für den Kunden auf der Webseite buchbar zu machen, ganz ohne monatliche Exporte oder manuelle Datenübermittlung. Wir befinden uns in Gesprächen mit weiteren Versicherern, um das zukünftig als Produkt in Bookacamp anzubieten.

Mit E-Mail-Vorlagen Zeit sparen 02.02.2019

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Kommunikation mit dem Kunden ist einer der zeitaufwändigen Tätigkeiten bei der Organisation von Reisen. Buchungsänderungen, Anrufe für Nachfragen oder fehlende Informationen kosten Zeit, die gerade in der heißen Phase kurz vor Beginn der Camps fehlt.

Bookacamp bietet für alle Standardabläufe bei der Reisebuchung, von der Buchungsbestätigung hin zu Änderungsrechnungen, Fragebögen und Zahlungen automatisierte E-Mails, deren Inhalt frei anpassbar und durch einen sogenannten WYSIWYG (What you see is what you get) Editor im Aussehen veränderbar sind. Die Daten der Kunden und Buchung werden durch eine umfangreiche Liste von Platzhaltern ergänzt. Die E-Mail sieht für den Kunden aus, als hätte sie jemand im Büro persönlich verschickt. Für die Kundenbindung ist das wichtig.

Jede E-Mail, sei es an die Betreuer/innen oder an den Kund/innen einer Buchung, wird in Bookacamp hinterlegt und ist jederzeit abrufbar. Somit ist immer klar, welche Informationen und Dokumente der/die Kund/in bereist bekommen hat. Jede E-Mail kann angepasst und nochmal verschickt werden.

Natürlich können sich Inhalte zwischen unterschiedlichen Reisen unterscheiden. Zum Beispiel bekommen Kunden mit einer Flugbuchung für eine Sprachreise ins Ausland andere E-Mails als die Kunden im Outdoor Camp. Hier ist es möglich individuelle E-Mails mit einem Sammelversand an ausgewählte Buchungen zu schicken. Auch diese E-Mails werden protokolliert und können als Vorlage für die nächsten Jahre gespeichert werden.

Hier ein Screenshot des Sammel-E-Mail Versands:

Autor: Mathias Methner

Updates im Januar 11.01.2019

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Der letzte Monat war voller großartiger Ereignisse. Für einen neuen Kunden aus Hamburg gab es eine lange Liste von Individualanpassungen und in dieser Woche einen ganztägigen Workshop beim Kunden zum Startschuss der Saison.

Hier ein paar Updates, die besonders interessant sind:

• Mit den neuen Einwilligungen, die man per Durchgang festlegen kann, ist eine Möglichkeit geschaffen, sich die Erlaubnis von den Eltern für bestimmte Dinge zu holen. Ganz besonders die Fotoerlaubnis aber auch Einwilligungen für Schwimmausflüge, stechen dabei ins Auge.
• Aufgrund von wertvollem Feedback der Nutzer gab es Verbesserungen bei den Agenturen. Freitextfelder ermöglichen die Eingabe von Hintergrundinformationen und Konditionen. Weiterhin kann ab sofort einer Buchung die Höhe der Provision zugeordnet werden, die dann übersichtlich dargestellt wird. So hat man während der Saison jederzeit im Blick, was an Zahlungen fällig wird.
• Für technik-interessierte: Bookacamp läuft bereits auf der schnellsten und neusten Version der Programmiersprache PHP 7.3.

Bookacamp auf dem Jugendreisekongress 2018 15.11.2018

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Zum 30. Jubiläum des Reisenetz findet am 22.11.2018 in Bielefeld der Jugendreisekongress statt. Bookacamp wird an diesem Tag vor Ort sein um interessante Gespräche über die Digitalisierung der Jugendreisebranche und dafür angepasste IT-Produkte zu führen.

Hast du Interesse an einem Gespräch? Hier können wir gern einen Termin vereinbaren: info@bookacamp.de

E-Mail Marketing - Testphase gestartet 31.08.2018

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Viele Kunden kennen, dass sie am Ende einer Bestellung oder Buchung entscheiden können, ob sie aktuelle Neuigkeiten und Angebote per E-Mail erhalten möchten. Ab sofort ist das auch mit Bookacamp möglich. Dazu werden verschiedene Themen im Backoffice definiert, die dann vom Kunden im letzten Buchungs- oder Registrierungsschritt aboniert werden können. Der Inhalt der DSGVO-konformen Anmelde-E-Mail (Opt-IN) kann wie gewohnt konformtabel im Bookacamp E-Mail-Editor angepasst werden. Nachdem der/die Kund/in das Abbonement bestätigt hat, ist die Adresse im System registriert.

In der ersten Phase ist es möglich, die Adresse inkl. Themen nach Excel zu exportieren und somit in anderen E-Mail-Tools zu nutzen. In der weiteren Ausbaustufe wird es möglich sein, die Newsletter direkt über Bookacamp zu verschicken. Zusätzlich wird Bookacamp Formulare zur Integration in die eigene Webseite anbieten.

bookacamp vs. book-a-bed 14.05.2018

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Bookacamp ist ein Buchungssytem, das sich auf die Abläufe der Buchung und Verwaltung von Jugendreisen spezialisiert hat. Aufgrund der Marktanforderungen und flexiblen technischen Grundlagen ist es uns nun gelungen, das Buchungssystem für die Buchung von Hotel - und Ferienunterkünften umzurüsten.

Das Konzept ist geblieben: Keine teuren Gebühren für die Installation eines Systems. Einfach Account anlegen, Reisen einrichten und sofort von den optimierten Abläufen profitieren. Auch die Hotelsoftware bietet eine hochmoderne Benutzeroberfläche mit allen Features, die unsere Kunden von Bookacamp gewohnt sind: Online-Zahlungen, PDF-Exporte, Sammel-E-Mails und Agenturbuchungen.

Bookacamp auf der ITB - Start-up Forum Digitalisierung Youth Travel 11.02.2018

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Als Gründer hinter Bookacamp - einem Buchungs- und Verwaltungssystem für Jugendreisen - freue ich mich auf dem Start-up Forum Digitalisierung Youth Travel der ITB über die Chancen in der Digitalisierung der Jugendreisebranche zu sprechen.

Das Startup Forum wird durch Björn Viergutz und seiner Jugendreisenplatform Juvigo organisiert und bietet neben einem Vortrag von Bookacamp weitere interessante Themen.

Bookacamp verschafft den Reiseunternehmen und -Organisatoren der Jugendreisenbranche mehr Zeit für deren Kerngebiete - die Organisation und Durchführung von Jugendreisen - indem ein modernes Buchungssystem zur Einbindung auf der eigenen Webseite zur Verfügung gestellt wird. Das System bietet ein umfangreiches Backoffice zur Verwaltung der Buchungen, Rechnungen, E-Mail-Kommunikation und Zahlungen.

In Zusammenarbeit mit Juvigo und Camp Adventure werden wir im Startup Forum die Veröffentlichung von Schnittstellen präsentieren, die Live-Buchungungen und Verfügbarkeitsabfragen zwischen Juvigo als Vertriebsplatform und Bookacamp als Verwaltungsplatform ermöglichen.

Das Start-up Forum Digitalisierung Youth Travel findet am 07.03.2018 von 12 - 15 Uhr in Halle 4.1 statt.

Mathias Methner

Freischaltung von Klarna Sofort. 19.12.2017

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Klarna Sofort (ehemals Sofortüberweisung) ist ein Online Payment Provider, mit dessen Hilfe der/die Kund/in eine Online-Zahlung sofort ausführen kann. Die sofortige automatische Zahlungbestätigung wird direkt in der Buchung festgehalten, sodass eine spätere Eingabe der Zahlungdaten nicht erforderlich ist. Das vermindert den administrativen Aufwand einer Buchung enorm.

Um diesen Service nutzen zu können, musst man sich unter www.klarna.com/sofort/business/mit-sofort-verkaufen/ registrieren und die angezeigten API-Schlüssel in Bookacamp konfigurieren. Ein kleiner Leitfaden zur Integration ist im Bookacamp Konto hinterlegt.

Nachdem die Kontoeinstellungen getätigt wurden, muss die Zahlungsart Sofort. in jedem Durchgang aktiviert werden, wo sie zur Verfügung stehen soll. Neu hier ist darüber hinaus, dass die Höhe der Anzahlung hinterlegt werden kann, die dann später für die automatische Zahlung herangezogen wird. Öffnet der/die Kund/in seine Rechnung, bekommt er die Möglichkeit seine Zahlung über Sofort. zu tätigen. Hat der Kunde noch keine Zahlung geleistet, wird die im Durchgang hinterlegte Summe der Anzahlung eingefordert, andernfalls die volle Höhe der Restzahlung. Ist keine Anzahlung hinterlegt, wird der offene Betrag der Buchung eingefordert.

Bestätigt der Kunde die Zahlung via Sofort., wird er auf die Zahlungseiten von Klarna weitergeleitet. Ist die Transaktion erfolgreich, wird das automatisch inkl. Zahlungseingangs-E-Mail verarbeitet. Beim Abbruch der Zahlung, landet der/die Kund/in wieder bei der Auswahl der Zahlungsart.

Die Abrechnung der Zahlungen geschieht direkt via Klarna. Die Integration in Bookacamp ist kostenfrei.

Hier ein Screenshot der Zahlungsauswahl:

Was muss du tun, um die neue Zahlungsart in dein Konto zu integrieren?

• Anlegen eines Klarna-Kontos
• Speichern der Klarna API-Keys in Bookacamp
• Aktivieren der Zahlungsart für den entsprechenden Durchgang
• Speichern der Höhe der Anzahlung für den entsprechenden Durchgang
• Kontrollieren der Texte der E-Mail-Vorlagen